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Se você é daqueles antenados nos produtos da Google, com certeza já deve conhecer essa ferramenta (Google Calendar), mas o fato de apenas ouvir falar ou ter visto por cima, pode não ter lhe despertado a atenção. Foi assim comigo até que resolvi explora-lá um pouco mais e descobrir o quanto ela pode facilitar a nossa vida.

Antes de começar, quero quebrar o mito de que ela só é útil se você estiver on-line 24hs, seja através de computador ou smartphone, isso é mentira, você utilizará a internet apenas no momento de agendar e programar o seu dia.

Os principais recursos e vantagens

  • Você pode integrar vários perfis de agenda, como por exemplo pessoal e profissional, ou empresa A e empresa B;
  • Você pode compartilhar os compromissos com outras pessoas específicas, como por exemplo uma reunião, você coloca os participantes e o evento é automaticamente compartilhado para a agenda deles;
  • É possível receber os lembretes por mensagem SMS com a antecedência e freqüência que quiser, além de outras opções como aviso sonoro e por e-mail;
  • Cria compromissos e eventos repetitivos e seqüenciais com apenas uma ação, por exemplo, pegar os filhos no colégio, se repetem de segunda a sexta, para cancelar também é bem rápido e prático. Outro exemplo é para vencimento de contas, como pagamento do boleto da casas Bahia, se repete durante 10 meses todo dia 15. :-);
  • Integração com vários aplicativos e redes sociais, como por exemplo o Facebook, se você perceber, na data de nascimento que está perfil de cada pessoa, tem um link para adicionar ao “Google Calendar”, claro que não precisa fazer de todos, mas é útil para lembrar da data de aniversário da esposa, dos filhos e daquela tia que sempre cobra que você esqueceu o aniversário dela. Assim você é lembrado no celular com um SMS.
  • Inclusão e alteração rápida e prática através da interface gráfica que permite gerenciar os compromissos simplesmente arrastando;
  • Possibilidade de utilizá-la off-line, e assim que você conecta ela sincroniza e atualiza automaticamente;
  • Ella funciona através do serviço Google Apps, ou seja, diretamente pelo seu domínio como se fosse um serviço ou aplicativo da sua empresa. Você consegue personalizá-la com o logotipo da sua empresa mantendo assim o ambiente profissional enquanto os colaboradores utilizam o serviço.

Exemplos e situações que a Agenda Google se encaixa como uma luva

Clínicas e profissionais liberais em geral

Como exemplo imaginemos a Clínica Net e Vida, neste caso temos a os doutores joao@netevida.com, pedro@netevida.com e paulo@netevida.com (Pelos nomes está mais para igreja do que para clínica né!). Neste caso cada um tem automaticamente sua agenda pessoal configurada para receber seus avisos em seus celulares.

Temos a agenda geral do atendimento@netevida.com que é compartilhada com todos os médicos. E os médicos tem dentro de sua agenda o perfil profissional que é compartilhado com a agenda geral.

Assim a secretária pode realizar os devidos agendamentos de consultas e reuniões, sendo eles individuais ou coletivos e os médicos e profissionais não precisam se preocupar com nada, pois vão sendo automaticamente avisados por e-mail e SMS.

Os médicos ou profissionais poderão ainda utilizar a agenda para seus compromissos pessoais, encaixando-os ou não com os compromissos profissionais sem que a secretária e os outros colegas tenham acesso à eles.

Prático né? Conseguiram entender a “logística” e como ela facilita a vida?

Obs: Os nomes, endereços e dados utilizados acima são fictícios e apenas para ilustração

Agora como agenda pessoal ou profissional para uso geral

É como eu uso, imagine a situação: Você sai de casa às 8:00 e…

  • Tem que deixar os filhos na escola;
  • Pagar a conta da mercearia do Zé;
  • Trocar o óleo do carro;
  • Comprar um presente do aniversário de casamento;
  • Comprar o livro de matemática do filho;
  • Receber do fulano de tal nó cego;
  • Depositar o dinheiro para Cicrano;
  • Pegar a esposa no salão de beleza;
  • Etc.. etc.. etc..

Nosso cérebro parece que vai explodir e por mais que você esteja acostumado com essa rotina e tenha uma super memória, pode acreditar que uma hora ou outra algum compromisso passar batido.

Com a agenda eu programo tudo isso com uma previsão de horário para cada compromisso, e conforme vou seguindo minha rotina vou sendo lembrado pelos SMS que vão chegando. É bem mais fácil do que abrir uma agenda e ficar procurando qual o próximo compromisso.

Daí você me fala:

Mas meu celular ou smartphone tem uma agenda que também me avisa e não preciso usar a internet.

Ok, realmente algumas agendas de celulares são muito úteis, mas o fato está em que nesta Agenda do Google (Google Calendar), você pode acessá-la pelo celular ou qualquer outro dispositivo e qualquer atualização ou alteração estará valendo para todos sem precisar conectar cabos ou digitar novamente. Afinal, se você está no computador não vai querer ficar digitando nas teclinhas do celular, não é?

Ok, me convenceu, e como faço para fazer isso funcionar?

O primeiro passo é ativar o Google Apps no seu domínio (se quer implantá-la na sua empresa), ou simplesmente ter uma conta no Google (se quer usar para fins pessoais ou mesmo na empresa sem um domínio próprio). Neste post tem um vídeo explicando passo-a-passo como implantar o Google Apps e no vídeo abaixo explica algumas funções e caminhos básicos para utilizar a agenda com a conta pessoal do Google.

Depois é só ativar e configurar a sua agenda de acordo com a necessidade, e abaixo destacamos algumas configurações importantes.

Configure corretamente seu fuso horário

Google Agenda - Configurações principais e fuso horário

Google Agenda - Configurações principais e fuso horário

É importantíssimo manter configurado o seu fuso-horário correto para receber as notificações e lembretes no tempo certo.

Crie as agendas de acordo com a necessidade

Google Agenda - Perfis e compatilhamento

Google Agenda - Perfis e compatilhamento

Esse é um recurso interessante e útil para você manter bem organizado os seus compromissos, separando por exemplo os compromissos pessoais, os profissionais, da igreja, etc… Além de poder compartilhá-la com outros.

Configure seu celular para receber os lembretes via SMS

Google Agenda - Configuração do celular

Google Agenda - Configuração do celular

Essa é a grande “arma” dessa agenda, mas para funcionar você precisa configurar. É muito simples, basta ir na configuração de celular (ou telemóvel), inserir o número do seu celular e clicar em “Enviar código de verificação”. Chegará um SMS com o código que você deverá colocar no campo especificado e concluir a configuração.

Configure os lembretes

Google Agenda - Configuração dos lembretes e notificações

Google Agenda - Configuração dos lembretes e notificações

Depois de ter configurado o seu celular, vá e configure como deseja ser lembrado dos compromissos. Essa é uma configuração padrão para os lembretes, mas cada sempre que precisar pode modificar o lembrete de cada compromisso individualmente. Deixando uma configuração padrão que é comumente usado por todos, agiliza a inclusão de novos compromissos dispensando essa configuração toda vez de adicioná-lo.

Qual configuração ideal para os lembretes? Isso depende de você e de quanto tempo precisa antecipadamente para se preparar para os compromissos mais rotineiros. Como moro em uma cidade pequena e não costumo gastar mais que 30 minutos para chegar nos destinos, eu deixo como padrão para receber um aviso antecipado de 1 hora por e-mail e 30 minutos por SMS. Mas isso é pessoal e você deve analisar qual a melhor alternativa para você.

Você pode configurar quantos lembretes quiser sendo ele de três tipos: SMS, E-mail e Pop-up. No caso do pop-up obviamente você precisa estar logado na agenda para que ele funcione.

O que achou?

Gostou das dicas e sugestões? Tem alguma dúvida, opinião ou informação que possa ajudar ou complementar? Participe deixando seu comentário.

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