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Hoje começa uma nova etapa do NeteVida.com, a partir de agora teremos posts mais regulares e focado em dicas e técnicas para utilizar a internet e a informática de forma prática e com baixo custo aumentando a produtividade e consequentemente os lucros para a sua empresa ou negócio.

E para iniciar, escolhemos uma ferramenta muito conhecida por todos, mas muitas vezes mal utilizada. O E-mail.

O E-mail ainda é uma das principais formas atuais de comunicação em uma empresa, porém, se mal utilizado pode surtir efeitos negativos ou contrários.

Então, para aproveitar bem essa ferramenta e otimizar o máximo seus resultados, segue abaixo algumas dicas úteis:

Se há um e-mail, ele deve ser utilizado

Caixa de E-mails LotadaNão é difícil, principalmente em empresas menores, encontrar um e-mail no cartão de visitas ou em outro material, e ao enviar uma mensagem, ela ficar esquecida na caixa postal e você nunca mais obter resposta, isso quando a mensagem não retorna avisando que o e-mail não existe ou a caixa postal está lotada.

A partir do momento que você disponibilizou este canal de acesso, ele deve ser rigorosamente usado, atendendo regularmente e respondendo os interessados. De forma geral os e-mails precisam ser respondidos em no máximo 24hs, mas o ideal e esperado nos dias atuais é que a resposta seja quase instantânea ou com apenas algumas horas de espera.

Mas eu trabalho sozinho e não tenho tempo de acompanhar os e-mails o tempo todo.

Essa é uma situação comum, como por exemplo para mecânicos, cabeleireiros, vendedores e outras atividades diversas que a pessoa não consegue estar on-line o tempo todo.

Neste caso tenho duas sugestões:

Escolha um momento, no início ou no final do expediente por exemplo, exclusivamente para atendimento dos e-mails. Caso não tenha como fazer isso, outra alternativa é contratar um estagiário ou terceirizar esse serviço. A terceirização desse atendimento pode ser uma prática e econômica alternativa. Pois a empresa ou o profissional que presta essa assessoria, cobra um pouco de cada cliente para cuidar de todos, e assim, quando entram em contato contigo, ele te comunica através de outro meio como telefone ou pessoalmente.

A Planweb Interativa presta esse tipo de serviço, você pode ver mais detalhes clicando aqui.

Educação e boa comunicação nos e-mails

O bom atendimento deve existir em toda e qualquer forma de atendimento, então no e-mail não é diferente. Sem muito bla bla bla vou resumir o que fazer e não fazer:

  • Não escreva tudo em LETRAS MAIÚSCULAS, isso torna a mensagem agressiva, é como se a pessoa estivesse gritando;
  • Utilize corretamente as funções Responder e Encaminhar. Não responda se realmente não for uma resposta do e-mail e em contrapartida não envie uma nova mensagem para responder um e-mail que recebeu;
  • Evite anexos pesados, e se realmente for necessário, é interessante perguntar antes ao destinatário se pode enviar e se o e-mail dele suporta todos os MB’s que pretende enviar;
  • Não fique repassando mensagens de corrente, pensamentos do dia, artigos e e-mails sem um mensagem específica. As pessoas já recebem muito spam, e o seu também será considerado um. Isso é péssimo para imagem da sua empresa.
  • Comece e termine sempre a mensagem com os devidos cumprimentos. Para iniciar: “Bom dia”, “Caro fulano”, “Prezado Cicrano”, “Olá Sipriano”… Para encerrar: “Atenciosamente”, “Forte abraço”, etc…
  • Utilize sempre uma formatação coerente, evitando fontes enfeitadas ou tortinhas (“Comic Sans” está nesta lista). Se o conteúdo for extenso, procure dividi-lo em parágrafos curtos e organizá-lo com títulos e subtítulos.
  • Tenha sempre uma assinatura completa e eficiente nos e-mails. Lembrando que assinatura neste caso não é a sua rubrica, e sim seus dados de contato no rodapé. A assinatura é muito importante e falaremos mais dela em um post específico nesta série.

Facilite o máximo a memorização do seu e-mails

Tudo bem que você gosta do seu nome de origem alemã que tem 15 consoantes e 3 vogais, mas não queira que as pessoas fiquem escrevendo esse palavrão toda vez de enviar um e-mail para você, isso claro, se elas conseguirem lembrar como escreve.

O e-mail deve ser o mais fácil e curto possível, repito FÁCIL, então também não adianta abreviar demais e colocar só letrinhas iniciais que continuará sendo difícil lembrar. Resumindo, algumas regras básicas que podem ajudar à definir um bom endereço de e-mails:

Para empresas com domínio próprio. (Por exemplo: suaempresa.com.br)

  • Utilizar o setor, por exemplo: atendimento@suaempresa.com.br, ou rh@suaempresa.com.br
  • Nome mais conhecido do colaborador: lopes@suaempresa.com.br, ou paulo@suaempresa.com.br

Para empresas que não tem site ou domínio e utilizam e-mails alternativos

Neste caso é mais difícil encontrar alternativas fáceis e livres, no entanto, um pouco de cuidado e incrementando alguns pequenos detalhes já pode ser possível encontrar boas alternativas. Fuja das sugestões oferecidas no momento do cadastro, normalmente é sugerido inclusão de letras e números que só pioram o e-mail. Procure fazer o seguinte sempre mantendo o padrão para todos da empresa:

  • Para o e-mail geral coloque o nome da empresa apenas, se não estiver disponível, procure associar com a atividade ou localidade. Por exemplo: exata.contabilidade@gmail.com ou sac.exata@gmail.com
  • Para e-mail dos colaboradores, pode-se associar o setor ou o nome, por exemplo: lopes.exata@hotmail.com ou rh.exata@hotmail.com

Espero que tenham sido úteis essas dicas básicas, muitos outros assuntos ainda referente aos e-mails trataremos nos próximos posts, como:

E vocês? Como gerenciam seus e-mails? Deixem a opnião de vocês nos comentários.

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